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Productividad, Colaboración y Movilidad (Deep Dive)
Actividades, Chatter, Salesforce Mobile App y AppExchange.
⏱️ Tiempo estimado de lectura: 40 minutos
Gestión de Actividades (Tareas y Eventos)
Las actividades son el registro de las interacciones con clientes.
- Tareas (Tasks): Cosas por hacer (To-do). Tienen fecha de vencimiento pero no hora. Se pueden asignar a múltiples usuarios (Salesforce crea una copia de la tarea para cada uno).
- Eventos (Events): Reuniones con fecha y hora de inicio/fin.
- Calendarios Públicos y de Recursos: Permiten gestionar recursos compartidos (ej: Sala de Conferencias, Proyector) o ver la disponibilidad del equipo.
- Tareas (Tasks): Cosas por hacer (To-do). Tienen fecha de vencimiento pero no hora. Se pueden asignar a múltiples usuarios (Salesforce crea una copia de la tarea para cada uno).
- Eventos (Events): Reuniones con fecha y hora de inicio/fin.
- Calendarios Públicos y de Recursos: Permiten gestionar recursos compartidos (ej: Sala de Conferencias, Proyector) o ver la disponibilidad del equipo.
Puntos Clave
- ✓ Group Tasks: Si asignas una tarea a 5 personas, se crean 5 registros de tarea independientes
- ✓ Archivado: Las actividades cerradas hace más de 365 días se archivan y no aparecen en reportes estándar (necesitas 'All Time' o API)
- ✓ Shared Activities: Permite relacionar una actividad con hasta 50 Contactos (pero solo 1 Registro Principal 'Related To')
Chatter: Grupos y Seguimiento de Campos
Chatter es la red social interna.
Tipos de Grupos:
- Público: Cualquiera puede ver y unirse.
- Privado: Cualquiera puede ver el grupo, pero necesitas permiso para unirte y ver el contenido.
- Unlisted (No listado): Invisible en búsquedas. Solo se puede acceder por invitación. (Requiere activar 'Enable Unlisted Groups' en Setup).
Feed Tracking: Permite ver en el muro de Chatter cuando un campo crítico cambia (ej: 'Estado' de Caso).
Tipos de Grupos:
- Público: Cualquiera puede ver y unirse.
- Privado: Cualquiera puede ver el grupo, pero necesitas permiso para unirte y ver el contenido.
- Unlisted (No listado): Invisible en búsquedas. Solo se puede acceder por invitación. (Requiere activar 'Enable Unlisted Groups' en Setup).
Feed Tracking: Permite ver en el muro de Chatter cuando un campo crítico cambia (ej: 'Estado' de Caso).
Puntos Clave
- ✓ Límite de Feed Tracking: Máximo 20 campos por objeto
- ✓ Los usuarios 'Chatter Free' pueden acceder a grupos y archivos, pero NO a objetos de CRM (Cuentas, Oportunidades)
- ✓ Broadcast Groups: Solo los propietarios y administradores pueden publicar; los miembros solo pueden comentar
Salesforce Mobile App y Quick Actions
¿Cómo personalizas lo que se ve en el móvil?
1. Compact Layouts: Controlan la sección de 'encabezado' (los primeros 4-7 campos clave) que se ven en las listas móviles.
2. Quick Actions (Global vs Object-specific): Los botones en la barra de acción inferior.
- *Global:* 'Crear Nuevo Lead' (sin contexto).
- *Object-specific:* 'Crear Nuevo Contacto' (dentro de una Cuenta, pre-rellena la Cuenta).
3. Navegación: Se edita en el 'Salesforce Navigation' menu en Setup.
1. Compact Layouts: Controlan la sección de 'encabezado' (los primeros 4-7 campos clave) que se ven en las listas móviles.
2. Quick Actions (Global vs Object-specific): Los botones en la barra de acción inferior.
- *Global:* 'Crear Nuevo Lead' (sin contexto).
- *Object-specific:* 'Crear Nuevo Contacto' (dentro de una Cuenta, pre-rellena la Cuenta).
3. Navegación: Se edita en el 'Salesforce Navigation' menu en Setup.
Puntos Clave
- ✓ Smart Search Items: Es una lista dinámica de objetos usados recientemente por el usuario en el menú móvil
- ✓ Offline Edit: Se debe habilitar en Setup para permitir crear/editar registros sin conexión (con caché)
- ✓ Si no configuras un Compact Layout, Salesforce usa el 'System Default' (que suele ser inútil)
AppExchange: Instalación de Paquetes
AppExchange es la tienda de aplicaciones.
Tipos de Paquetes:
- Managed (Gestionado): El código está oculto/protegido. El proveedor lo actualiza automáticamente. No cuenta contra los límites de código/objetos de tu Org (generalmente).
- Unmanaged (No gestionado): Es una copia abierta del código. Tú eres responsable de mantenerlo. Cuenta contra tus límites.
Permisos de Instalación: Puedes instalar para 'Admins Only', 'All Users' o 'Specific Profiles'.
Tipos de Paquetes:
- Managed (Gestionado): El código está oculto/protegido. El proveedor lo actualiza automáticamente. No cuenta contra los límites de código/objetos de tu Org (generalmente).
- Unmanaged (No gestionado): Es una copia abierta del código. Tú eres responsable de mantenerlo. Cuenta contra tus límites.
Permisos de Instalación: Puedes instalar para 'Admins Only', 'All Users' o 'Specific Profiles'.
Puntos Clave
- ✓ Para instalar paquetes, necesitas el permiso 'Download AppExchange Packages'
- ✓ Unmanaged Packages NO se pueden actualizar (upgrade); hay que desinstalar y reinstalar
- ✓ Lightning Bolt Solutions: Plantillas pre-construidas para Comunidades o Procesos de industria
Integración de Correo: Einstein Activity Capture
Salesforce ha deprecado 'Lightning Sync' y 'Salesforce for Outlook'. El estándar actual es Einstein Activity Capture (EAC).
¿Qué hace EAC?
1. Sincroniza correos y eventos entre Outlook/Gmail y Salesforce automáticamente.
2. Captura datos y los añade al timeline de actividades.
Limitación Crítica: Los datos capturados por EAC se almacenan en un servidor AWS externo y se muestran en Salesforce como objetos virtuales. NO son registros físicos de 'Task' o 'Event', por lo que no aparecen en reportes estándar de Salesforce (se necesitan reportes de Einstein Analytics).
¿Qué hace EAC?
1. Sincroniza correos y eventos entre Outlook/Gmail y Salesforce automáticamente.
2. Captura datos y los añade al timeline de actividades.
Limitación Crítica: Los datos capturados por EAC se almacenan en un servidor AWS externo y se muestran en Salesforce como objetos virtuales. NO son registros físicos de 'Task' o 'Event', por lo que no aparecen en reportes estándar de Salesforce (se necesitan reportes de Einstein Analytics).
Puntos Clave
- ✓ Outlook Integration (Panel Lateral): Permite crear registros de Salesforce (Leads, Contactos) directamente desde la bandeja de entrada de Outlook/Gmail
- ✓ Si no usas EAC, los usuarios deben pulsar manualmente 'Log Email' para guardar correos
- ✓ EAC elimina automáticamente los correos capturados después de 6 a 24 meses (dependiendo de la licencia)
Gestión de Archivos: Salesforce Files vs Attachments
El objeto clásico 'Attachments' está siendo reemplazado por Salesforce Files (ContentVersion).
Ventajas de Files:
- Versionado: Puedes subir una nueva versión del archivo sin borrar la anterior.
- Compartir: Un archivo puede compartirse con múltiples registros, personas o grupos sin duplicarse.
- Vista Previa: Soporta vista previa enriquecida de PDFs y documentos en el navegador.
Ventajas de Files:
- Versionado: Puedes subir una nueva versión del archivo sin borrar la anterior.
- Compartir: Un archivo puede compartirse con múltiples registros, personas o grupos sin duplicarse.
- Vista Previa: Soporta vista previa enriquecida de PDFs y documentos en el navegador.
Puntos Clave
- ✓ Libraries (Bibliotecas): Carpetas para organizar archivos con permisos de seguridad específicos
- ✓ File Privacy on Records: Controla si los clientes de la Comunidad pueden ver el archivo
- ✓ Notes (Enhanced): La nueva herramienta de notas permite texto enriquecido, imágenes y relacionar una nota con múltiples registros