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Análisis de Datos: Reportes, Dashboards y Seguridad Analítica
Formatos de reportes, fórmulas, gráficos y visibilidad de carpetas analíticas.
⏱️ Tiempo estimado de lectura: 60 minutos
Formatos de Reporte: Tabular, Summary, Matrix y Joined
Elegir el formato correcto es la base de todo análisis.
1. Tabular: Una lista simple (como Excel). No permite gráficos (Charts) a menos que limites las filas. Ideal para listas de correo.
2. Summary (Resumen): Agrupado por filas (ej: Oportunidades por Vendedor). Permite gráficos y fórmulas de resumen. Es el más común.
3. Matrix (Matricial): Agrupado por filas Y columnas (ej: Ventas por Mes vs por Producto). Es necesario para comparar datos cruzados.
4. Joined (Unido): Muestra dos reportes diferentes uno al lado del otro (bloques) que comparten un campo común (ej: Cuentas con Casos abiertos Y Oportunidades cerradas).
1. Tabular: Una lista simple (como Excel). No permite gráficos (Charts) a menos que limites las filas. Ideal para listas de correo.
2. Summary (Resumen): Agrupado por filas (ej: Oportunidades por Vendedor). Permite gráficos y fórmulas de resumen. Es el más común.
3. Matrix (Matricial): Agrupado por filas Y columnas (ej: Ventas por Mes vs por Producto). Es necesario para comparar datos cruzados.
4. Joined (Unido): Muestra dos reportes diferentes uno al lado del otro (bloques) que comparten un campo común (ej: Cuentas con Casos abiertos Y Oportunidades cerradas).
Puntos Clave
- ✓ Para crear un gráfico, el reporte DEBE tener al menos una agrupación (Summary o Matrix)
- ✓ Los reportes Joined no se pueden exportar a Excel con formato (solo CSV plano) ni se pueden suscribir
- ✓ Bucket Columns: Permiten agrupar valores sin crear fórmulas (ej: País -> Región: España/Francia = Europa)
Filtrado Avanzado y Cross Filters
Más allá de los filtros estándar (Fecha, Dueño), existen herramientas potentes:
Cross Filters (Filtros Cruzados): Permiten filtrar un objeto padre basándose en sus hijos.
- WITH: "Mostrar Cuentas CON Oportunidades Ganadas".
- WITHOUT: "Mostrar Cuentas SIN Casos en el último año" (Vital para campañas de reactivación).
Filter Logic: Permite usar paréntesis y operadores booleanos:
Cross Filters (Filtros Cruzados): Permiten filtrar un objeto padre basándose en sus hijos.
- WITH: "Mostrar Cuentas CON Oportunidades Ganadas".
- WITHOUT: "Mostrar Cuentas SIN Casos en el último año" (Vital para campañas de reactivación).
Filter Logic: Permite usar paréntesis y operadores booleanos:
(1 AND 2) OR 3. Ideal para escenarios complejos.Puntos Clave
- ✓ Cross Filters consumen más rendimiento que los filtros estándar
- ✓ Locked Filters: En Lightning, puedes bloquear un filtro para que el usuario que ve el reporte no pueda cambiarlo
- ✓ Row-Level Formula: Permite calcular un valor fila por fila (ej: `CloseDate - CreatedDate` = Días para cerrar). Límite: 1 por reporte
Tipos de Reporte Personalizados (Custom Report Types)
Si un usuario te dice: *"No encuentro el campo X en el reporte"*, la solución suele estar aquí.
Standard Report Types: (ej: Accounts with Contacts) solo muestran registros que tienen relación (Inner Join) y campos estándar.
Custom Report Types: Permiten:
1. Definir si los hijos son obligatorios (With) u opcionales (With or Without).
2. Add Fields via Lookup: Traer campos de objetos relacionados que no están directamente conectados.
3. Cambiar etiquetas de campos y orden predeterminado.
Standard Report Types: (ej: Accounts with Contacts) solo muestran registros que tienen relación (Inner Join) y campos estándar.
Custom Report Types: Permiten:
1. Definir si los hijos son obligatorios (With) u opcionales (With or Without).
2. Add Fields via Lookup: Traer campos de objetos relacionados que no están directamente conectados.
3. Cambiar etiquetas de campos y orden predeterminado.
Puntos Clave
- ✓ Si creas un campo nuevo en un objeto, debes agregarlo manualmente al Layout del Custom Report Type para que sea visible
- ✓ Permiten relaciones de hasta 4 objetos (A -> B -> C -> D)
- ✓ Inner Join: 'Cuentas con Oportunidades' (Solo muestra cuentas que han comprado)
- ✓ Outer Join: 'Cuentas con o sin Oportunidades' (Muestra todas)
Dashboards y el Usuario de Ejecución (Running User)
Un Dashboard visualiza datos de múltiples reportes. El concepto de seguridad más importante es el Running User.
1. Run as Me (Static): Todos ven los datos que VE el creador del dashboard. Ideal para compartir métricas globales con usuarios de bajo nivel.
2. Run as Logged-In User (Dynamic): Cada usuario ve SOLO sus propios datos. Ideal para "Mi Rendimiento". (Límite: 5 dashboards dinámicos en Enterprise Edition).
Componentes: Chart, Gauge (velocímetro para metas), Metric (número solo), Table.
1. Run as Me (Static): Todos ven los datos que VE el creador del dashboard. Ideal para compartir métricas globales con usuarios de bajo nivel.
2. Run as Logged-In User (Dynamic): Cada usuario ve SOLO sus propios datos. Ideal para "Mi Rendimiento". (Límite: 5 dashboards dinámicos en Enterprise Edition).
Componentes: Chart, Gauge (velocímetro para metas), Metric (número solo), Table.
Puntos Clave
- ✓ Si el Running User es 'Admin' y compartes el dashboard con un usuario básico, el usuario básico verá TODOS los datos del Admin (cuidado con la seguridad)
- ✓ Dashboard Filters: Permiten al usuario filtrar todos los gráficos a la vez (ej: por Región)
- ✓ El reporte fuente (Source Report) debe ser Summary o Matrix para usarse en la mayoría de componentes
Seguridad: Compartir Carpetas (Folders)
Regla de Oro: No compartes reportes, compartes CARPETAS.
Si un usuario tiene el enlace a un reporte pero no tiene acceso a la carpeta donde está guardado, verá un error de 'Privilegios Insuficientes'.
Niveles de Acceso a Carpetas:
- Viewer: Solo ver y ejecutar.
- Editor: Ver, editar, guardar (en la misma carpeta) y mover.
- Manager: Todo lo anterior + gestionar quién tiene acceso a la carpeta.
Si un usuario tiene el enlace a un reporte pero no tiene acceso a la carpeta donde está guardado, verá un error de 'Privilegios Insuficientes'.
Niveles de Acceso a Carpetas:
- Viewer: Solo ver y ejecutar.
- Editor: Ver, editar, guardar (en la misma carpeta) y mover.
- Manager: Todo lo anterior + gestionar quién tiene acceso a la carpeta.
Puntos Clave
- ✓ Private Reports (My Personal Custom Reports): Solo el usuario puede verlos. No se pueden compartir.
- ✓ Public Reports (Unfiled Public Reports): Accesibles por todos los usuarios con permiso de reportes.
- ✓ Enhanced Folder Sharing debe estar activado (lo está por defecto en orgs nuevas)
Reporting Snapshots y Suscripciones
Reporting Snapshots (Instantáneas): Salesforce no guarda la historia de cambios en reportes estándar. Si quieres saber "¿Cuántas oportunidades abiertas había el día 1 de cada mes?", necesitas un Snapshot.
- Cómo funciona: Ejecuta un reporte periódicamente y guarda los resultados en un Objeto Personalizado para análisis histórico.
Subscriptions:
- Permite recibir reportes o dashboards por email en una fecha/hora específica.
- Se puede configurar para que solo envíe si se cumple una condición (ej: "Envíame el reporte solo si hay más de 5 casos críticos").
- Cómo funciona: Ejecuta un reporte periódicamente y guarda los resultados en un Objeto Personalizado para análisis histórico.
Subscriptions:
- Permite recibir reportes o dashboards por email en una fecha/hora específica.
- Se puede configurar para que solo envíe si se cumple una condición (ej: "Envíame el reporte solo si hay más de 5 casos críticos").
Puntos Clave
- ✓ Para un Snapshot, necesitas: 1 Reporte Fuente + 1 Objeto de Destino + Mapeo de campos
- ✓ Un usuario puede suscribirse a sí mismo y a otros (requiere permiso 'Subscribe to Reports')
- ✓ Límite de suscripciones: Generalmente 5 o 7 por usuario (depende de la versión)