Informes y Dashboards

Los informes (Reports) en Salesforce son la principal herramienta de análisis de datos. Entender los tipos de informes y sus formatos es fundamental para el examen.

Tipos de informes (Report Types):

Un Report Type define qué objetos y campos están disponibles para un informe. Es como la fuente de datos del informe.

Report Types estándar:
- Salesforce incluye report types preconfigurados para objetos estándar: Accounts, Contacts, Opportunities, Cases, Leads, etc.
- Estos vinculan objetos y sus relaciones principales (ej: 'Accounts with Contacts', 'Opportunities with Products').

Custom Report Types (Tipos de informe personalizados):
- Se crean en Setup > Report Types.
- Permiten combinar hasta 4 objetos relacionados (A → B → C → D).
- Los objetos se relacionan a través de relaciones de lookup o master-detail.
- Se puede definir si los registros secundarios son obligatorios u opcionales:
- 'A' with 'B' = Muestra registros de A que SÍ tienen registros de B.
- 'A' with or without 'B' = Muestra TODOS los registros de A, tengan o no registros de B (LEFT OUTER JOIN).
- Se controla qué campos están disponibles, cuáles son visibles por defecto, y cuáles están ocultos.
- Se pueden añadir campos de lookup para traer datos de objetos adicionales.

Los 4 formatos de informes:

Formato	Agrupaciones	Gráficos	Fórmulas	Uso principal
Tabular	❌ Ninguna	❌ No	❌ No	Listas simples, exportación a Excel, mail merge
Summary	✅ Filas (hasta 3 niveles)	✅ Sí	✅ Sí	La mayoría de informes del día a día
Matrix	✅ Filas Y Columnas	✅ Sí	✅ Sí	Comparaciones cruzadas (ej: ventas por trimestre y producto)
Joined	✅ Múltiples bloques	✅ Sí	✅ Sí	Combinar datos de diferentes report types en un solo informe

Detalles de cada formato:

Tabular:
- Es el formato más simple: una tabla plana con filas y columnas.
- NO soporta agrupaciones ni gráficos.
- NO se puede usar como fuente de un componente de dashboard (excepto con row limit).
- Ideal para exportar datos a CSV/Excel.
- Tiene opción de Row Limit para mostrar solo los primeros N registros.

Summary:
- Permite agrupar filas por hasta 3 campos (grupo, subgrupo, sub-subgrupo).
- Soporta subtotales y gran total por cada agrupación.
- Puede mostrar gráficos basados en las agrupaciones.
- Es el formato más usado y el más versátil.
- Se puede usar como fuente de componentes de dashboard.

Matrix:
- Agrupa datos tanto por filas como por columnas.
- Ideal para comparar valores cruzados (ej: Oportunidades por Etapa Y por Propietario).
- Funciona como una tabla dinámica (pivot table).
- Soporta subtotales tanto en filas como en columnas.

Joined Report:
- Permite combinar hasta 5 bloques de datos, cada uno con un Report Type diferente.
- Cada bloque mantiene sus propias columnas, filtros y formato.
- Los bloques comparten un campo común para correlacionar datos.
- Útil para comparar diferentes conjuntos de datos lado a lado.
- Solo se puede crear en el Standard Report Builder (no en el legacy).
- No se puede programar (schedule) para envío automático.

Filtros de informes:
- Standard Filters: filtros predefinidos como 'Show Me' (My records, All records) y 'Date Range'.
- Field Filters: filtros por campo con operadores (equals, contains, starts with, etc.).
- Filter Logic: permite AND, OR, NOT para combinar filtros (ej: (1 AND 2) OR 3).
- Cross Filters: filtros que verifican relaciones ("Accounts WITH Opportunities", "Contacts WITHOUT Cases").
- Los Cross Filters pueden tener subfiltros para refinar ("Accounts WITH Opportunities WHERE Amount > 10000").

Bucketing (Agrupación por cubetas):
- Permite agrupar valores de un campo en categorías personalizadas sin modificar los datos.
- Ejemplo: agrupar el campo 'Amount' en cubetas: 'Pequeño' (< 10K), 'Mediano' (10K-50K), 'Grande' (> 50K).
- Funciona con campos numéricos, texto y picklist.
- Se pueden crear hasta 20 cubetas por campo.
- Los campos de bucket se pueden usar como agrupaciones en informes Summary y Matrix.
- NO modifica los datos reales; es solo una vista en el informe.

Row-Level Formulas (Fórmulas a nivel de fila):
- Permiten crear cálculos personalizados por cada fila del informe.
- Se definen directamente en el informe (no en el objeto).
- Usan los mismos tipos de funciones que las fórmulas de campo.
- Ejemplo: calcular un descuento por fila: 'Amount * DiscountPercent__c / 100'.
- Soportan tipos de resultado: Number, Currency, Percent.
- Se pueden usar como columnas adicionales en el informe.
- Disponibles solo en Lightning Report Builder.

Summary Formulas (Fórmulas de resumen):
- Calculan valores a nivel de agrupación (no fila individual).
- Usan funciones de agregación: SUM, AVG, MAX, MIN, ROWCOUNT, PARENTGROUPVAL, PREVGROUPVAL.
- PARENTGROUPVAL: Obtiene el valor del nivel de agrupación padre (útil para calcular porcentajes del total del grupo padre).
- PREVGROUPVAL: Obtiene el valor del grupo anterior (útil para calcular cambios entre períodos).
- Se pueden colocar en diferentes niveles: Grand Total, cada agrupación, o todas las agrupaciones.

Conditional Highlighting (Resaltado condicional):
- Aplica colores a los valores de resumen basados en umbrales.
- Ejemplo: resaltar en rojo si Total < 100K, amarillo si 100K-500K, verde si > 500K.
- Disponible solo en informes Summary y Matrix.
- Aplica a valores de subtotales y gran total.

Historical Trend Reporting (Informes de tendencia histórica):
- Rastrea cambios en campos a lo largo del tiempo (snapshots históricos).
- Disponible para: Opportunities, Cases, y Forecast Items (por defecto).
- Muestra cómo los valores han cambiado en los últimos 3 a 5 meses (configurable).
- Máximo 5 campos históricos por objeto.
- Se habilita en Setup > Historical Trend Reporting.
- Permite ver tendencias como: '¿Cómo ha cambiado el Amount de mis oportunidades?'

Report Charts (Gráficos de informes):
- Se pueden añadir gráficos a informes Summary, Matrix y Joined.
- Tipos de gráfico disponibles: bar, horizontal bar, line, pie, donut, funnel, scatter.
- Los gráficos se pueden incrustar directamente en Page Layouts de registros.
- Un informe puede tener un solo gráfico incrustado.
- Para múltiples visualizaciones, usar Dashboards.

Report Folders y Sharing (Carpetas y compartir):
- Los informes se organizan en carpetas.
- Los permisos de carpeta determinan quién puede ver, editar y gestionar informes.
- Niveles de acceso a carpetas: Viewer, Editor, Manager.
- Viewer: puede ejecutar informes pero no editarlos.
- Editor: puede editar informes existentes en la carpeta.
- Manager: puede editar informes, compartir la carpeta y controlar el acceso.
- Las carpetas pueden compartirse con: Users, Roles, Public Groups, Territories.

Scheduling Reports (Programar informes):
- Los informes se pueden programar para enviarse por email automáticamente.
- Frecuencia: diaria, semanal, o mensual.
- Se pueden enviar a hasta cualquier usuario de Salesforce.
- Los Joined Reports NO se pueden programar.
- Los informes tabulares con Row Limit SÍ se pueden programar.

Un Dashboard (panel) en Salesforce es una representación visual de los datos de uno o más informes. Cada dashboard consiste en componentes que muestran datos de un informe fuente.

Estructura de un Dashboard:
- Un dashboard tiene hasta 20 componentes.
- La cuadrícula del dashboard es de 12 columnas de ancho.
- Cada componente está vinculado a un informe fuente (o puede ser una imagen, texto enriquecido, o componente de Visualforce).
- La altura de los componentes es flexible.
- Se pueden organizar componentes arrastrándolos en la cuadrícula.

Tipos de componentes de Dashboard:

Componente	Mejor para	Informe requerido
Chart (Gráfico)	Visualización general	Summary o Matrix
Gauge (Indicador)	Progreso hacia un objetivo	Summary o Matrix
Metric	Un solo valor (KPI)	Cualquier formato con row limit
Table	Lista de registros	Tabular, Summary o Matrix
Rich Text	Texto explicativo	Ninguno
Custom (Visualforce)	Personalizado	Ninguno

Tipos de gráfico en componentes:
- Bar, Horizontal Bar, Stacked Bar.
- Line.
- Pie, Donut (el agujero muestra el total).
- Funnel.
- Scatter.

Running User (Usuario ejecutante):
- Cada dashboard tiene un Running User que determina qué datos se muestran.
- Si el Running User es el admin, TODOS ven los datos del admin.
- Si el Running User es 'el usuario que está viendo' → Dynamic Dashboard (ver abajo).
- Importante para el examen: el Running User afecta la seguridad de datos que se aplica al dashboard.

Dynamic Dashboards (Dashboards dinámicos):
- Muestran datos según las credenciales y permisos del usuario que los visualiza.
- Cada usuario ve solo los datos a los que tiene acceso.
- Límites:
- Enterprise: hasta 5 Dynamic Dashboards.
- Unlimited/Performance: hasta 10 Dynamic Dashboards.
- Developer: hasta 3 Dynamic Dashboards.
- Los Dynamic Dashboards NO se pueden programar para envío por email (Schedule).
- Los Dynamic Dashboards NO se pueden seguir (Follow/Subscribe) como con dashboards estáticos.
- El administrador puede establecer un techo (scope): el usuario ve datos según su visibilidad, pero no puede superar lo que ve el admin.

Dashboard Filters (Filtros de dashboard):
- Se pueden añadir hasta 3 filtros por dashboard.
- Los filtros afectan a todos los componentes del dashboard (o se pueden excluir componentes específicos).
- Tipos de campo filtrables: Picklists, Lookups, Checkboxes.
- Los filtros permiten a los usuarios interactuar con el dashboard sin editar los informes subyacentes.
- Los filtros solo afectan a componentes cuyos informes contengan el campo del filtro.

Dashboard Folders (Carpetas):
- Misma estructura de permisos que las carpetas de informes: Viewer, Editor, Manager.
- Un usuario necesita permiso 'Run Reports' para ver dashboards y 'Create and Customize Dashboards' para crearlos.

Subscriptions (Suscripciones):
- Los usuarios pueden suscribirse a dashboards para recibirlos por email.
- Pueden configurar condiciones: recibir solo si un valor supera un umbral.
- Frecuencia: diaria o semanal.
- NO disponible para Dynamic Dashboards.

Embedded Dashboard Components:
- Los componentes de dashboard se pueden incrustar en Lightning Pages usando el componente 'Dashboard' en App Builder.
- Esto permite mostrar KPIs directamente en las páginas de inicio o de registro.

Tabla resumen para el examen:

Funcionalidad	Dashboard estático	Dynamic Dashboard
Running User	Fijo (un usuario)	El usuario que lo ve
Programar envío	✅ Sí	❌ No
Suscripciones	✅ Sí	❌ No
Filtros	✅ Hasta 3	✅ Hasta 3
Datos mostrados	Los del Running User	Los del usuario actual
Límite	Sin límite especial	3-10 según edición