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Productividad en Ventas
Herramientas de productividad, actividades, email y colaboración
⏱️ Tiempo estimado de lectura: 18 minutos
Capítulo 12.1: Email y Actividades
Las herramientas de email y actividades son fundamentales para la productividad de los equipos de ventas en Salesforce.
Permite sincronizar automáticamente emails y eventos de calendario desde Gmail/Outlook sin intervención manual del usuario. Los emails se relacionan automáticamente con registros de Salesforce.
Plantillas reutilizables con merge fields que se pueden usar para estandarizar comunicaciones. Se pueden organizar por folders y compartir con el equipo.
| Herramienta | Función |
|---|---|
| Einstein Activity Capture | Auto-sincroniza emails y eventos |
| Email Templates | Plantillas de email reutilizables |
| List Email | Envío masivo a lista de registros |
| Email Tracking | Saber si abrieron/clickearon |
| Salesforce Inbox | Email inteligente con sugerencias |
Einstein Activity Capture (EAC)
Permite sincronizar automáticamente emails y eventos de calendario desde Gmail/Outlook sin intervención manual del usuario. Los emails se relacionan automáticamente con registros de Salesforce.
Email Templates
Plantillas reutilizables con merge fields que se pueden usar para estandarizar comunicaciones. Se pueden organizar por folders y compartir con el equipo.
Puntos Clave
- ✓ EAC sincroniza emails automáticamente sin acción del usuario
- ✓ Email Templates soportan merge fields para personalización
- ✓ List Email tiene límite diario (configurable por admin)
- ✓ Email Tracking requiere activación por el administrador
Capítulo 12.2: Quotes (Cotizaciones)
Las Quotes permiten generar presupuestos formales basados en las Opportunities.
Flujo de cotización:
1. Crear Quote desde Opportunity
2. Añadir Quote Line Items (heredados de Opportunity Products)
3. Configurar descuentos, términos, condiciones
4. Generar PDF con Quote Template
5. Enviar al cliente
6. Sync Quote: Sincroniza productos/total con la Opportunity
Permite sincronizar los productos y el monto total de una Quote con la Opportunity relacionada. Solo UNA Quote puede estar sincronizada a la vez con una Opportunity.
Documentos PDF personalizables que se generan a partir de las Quotes. Permiten incluir logo de la empresa, términos legales, y datos dinámicos de la Quote.
Flujo de cotización:
1. Crear Quote desde Opportunity
2. Añadir Quote Line Items (heredados de Opportunity Products)
3. Configurar descuentos, términos, condiciones
4. Generar PDF con Quote Template
5. Enviar al cliente
6. Sync Quote: Sincroniza productos/total con la Opportunity
Quote Sync
Permite sincronizar los productos y el monto total de una Quote con la Opportunity relacionada. Solo UNA Quote puede estar sincronizada a la vez con una Opportunity.
Quote Templates
Documentos PDF personalizables que se generan a partir de las Quotes. Permiten incluir logo de la empresa, términos legales, y datos dinámicos de la Quote.
Puntos Clave
- ✓ Quotes heredan productos de la Opportunity
- ✓ Quote Sync sincroniza total y productos con la Opportunity
- ✓ Solo UNA Quote puede estar sincronizada a la vez
- ✓ Quote Templates generan PDFs personalizables
Capítulo 12.3: Approval Processes
Los Approval Processes automatizan las aprobaciones formales necesarias antes de completar ciertas acciones (descuentos, grandes deals, cambios de precio).
Entry Criteria: Define cuándo un registro necesita aprobación.
- Ejemplo: Descuentos > 20% o Deals > $100,000
Approver Steps: Define quién debe aprobar y en qué orden.
- Puede ser el manager, un rol específico, o una cola
- Soporta múltiples niveles de aprobación
Approval/Rejection Actions: Define qué sucede después de aprobar o rechazar.
- Actualizar campos
- Enviar emails
- Crear tareas
Record Lock: El registro se bloquea automáticamente mientras está pendiente de aprobación para evitar cambios.
Componentes de un Approval Process
Entry Criteria: Define cuándo un registro necesita aprobación.
- Ejemplo: Descuentos > 20% o Deals > $100,000
Approver Steps: Define quién debe aprobar y en qué orden.
- Puede ser el manager, un rol específico, o una cola
- Soporta múltiples niveles de aprobación
Approval/Rejection Actions: Define qué sucede después de aprobar o rechazar.
- Actualizar campos
- Enviar emails
- Crear tareas
Record Lock: El registro se bloquea automáticamente mientras está pendiente de aprobación para evitar cambios.
Puntos Clave
- ✓ Approval Processes bloquean el registro mientras pendiente
- ✓ Soportan múltiples niveles de aprobación
- ✓ Entry Criteria determina cuándo se necesita aprobación
- ✓ Record Lock previene ediciones durante la aprobación
Capítulo 12.4: Salesforce Mobile
La aplicación móvil de Salesforce proporciona acceso completo al CRM desde cualquier lugar.
Compact Layouts: Controlan qué campos se muestran en la vista rápida de registros en móvil. Diseñados para pantallas pequeñas.
Mobile Actions: Botones de acción rápida personalizables en la app móvil.
- Crear registros
- Actualizar campos
- Enviar emails
- Log calls
Mobile Offline: Permite trabajar sin conexión a internet.
- Los datos se sincronizan automáticamente al reconectar
- El admin configura qué objetos y registros están disponibles offline
Mobile Publisher: Configuración de la experiencia móvil.
- Orden de pestañas
- Branding
- Mobile dashboards
Características Principales
Compact Layouts: Controlan qué campos se muestran en la vista rápida de registros en móvil. Diseñados para pantallas pequeñas.
Mobile Actions: Botones de acción rápida personalizables en la app móvil.
- Crear registros
- Actualizar campos
- Enviar emails
- Log calls
Mobile Offline: Permite trabajar sin conexión a internet.
- Los datos se sincronizan automáticamente al reconectar
- El admin configura qué objetos y registros están disponibles offline
Mobile Publisher: Configuración de la experiencia móvil.
- Orden de pestañas
- Branding
- Mobile dashboards
Puntos Clave
- ✓ Acceso completo al CRM desde móvil
- ✓ Compact Layouts optimizan vista para pantallas pequeñas
- ✓ Mobile Actions personalizables por objeto
- ✓ Mobile Offline permite trabajar sin internet